Thông tin tổng quan giới thiệu về dịch vụ:
a. Giới thiệu chung về sản phẩm
- Hệ thống Quản văn bản và điều hành tác nghiệp là phần mềm giúp số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, cung cấp các tính năng hỗ trợ hoạt động, tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả công việc cao:
– Quản lý, xử lý văn bản đến và đi
– Xử lý, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc
– Khai thác, trao đổi thông tin trong nội bộ đơn vị và với bên ngoài, đảm bảo tính an toàn, bảo mật.
b. Lợi ích mang lại
- Nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý công việc
– Quản lý công việc một cách minh bạch, lịch làm việc rõ ràng, không bị chồng chéo
– Tạo môi trường trao đổi, thảo luận thông tin nhanh chóng, chính xác, rút ngắn thời gian xử lý công việc
– Hỗ trợ lãnh đạo điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi (cho phép người dùng truy cập hệ thống tại bất kỳ đâu – kể cả trong trường hợp đi công tác nước ngoài)
- Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản nhanh chóng
– Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý
– Hỗ trợ văn thư phân phối, lưu chuyển văn bản đơn giản không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần thông qua nghiệp vụ nhận và chuyển văn bản
- Cộng tác doanh nghiệp
– Truyền đạt thông báo, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đến các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác thông qua công văn hoặc tin tức nội bộ
– Tăng cường làm việc cộng tác giữa cá nhân, bộ phận ngay trên luồng nghiệp vụ, hỗ trợ trao đổi, chia sẻ dữ liệu, thông tin dễ dàng chỉ bằng click chuột
- Tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực
– Tiết kiệm chi phí giấy tờ, in ấn, mua sắm văn phòng phẩm và máy móc thiết bị
– Tiết kiệm chi phí lưu trữ, vận chuyển công văn
– Tối ưu hóa thời gian tìm kiếm, xử lý văn bản và tra cứu, theo dõi hồ sơ
– Tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực trong việc lưu trữ hồ sơ văn bản
- Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu
– Số hóa toàn bộ giấy tờ, văn bản, hồ sơ,.. của doanh nghiệp, lưu trữ an toàn trên một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất.
– Phân quyền theo mô hình phân cấp người dùng: giới hạn truy cập, sử dụng và thiết lập quản lý văn bản, dữ liệu một cách chặt chẽ, linh động. Giảm tối đa các rủi ro về rò rỉ hoặc mất dữ liệu.
c. Ưu điểm vượt trội
- Hình thức cung cấp đa dạng
– Viettel Office được kinh doanh đa dạng dưới nhiều hình thức: cho thuê dịch vụ Subscription; Bán đứt phần mềm thương mại – License; Dự án cung cấp khả năng chỉnh sửa tùy theo nhu cầu khách hàng.
- Tiêu chuẩn pháp lý
– Đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn ngành theo quy định, quyết định thông tư của Chính phủ và các Bộ/Ban/Ngành.
- Tính năng
– Cho phép cấu hình luồng xử lý văn bản linh hoạt theo nghiệp vụ của từng đơn vị
– Báo cáo đa dạng chi tiết theo từng phân hệ chức năng: báo cáo thống kê văn bản, báo cáo lịch lãnh đạo, lịch đơn vị, báo cáo tình hình xử lý công việc theo từng cá nhân, phòng ban,..
– Hỗ trợ ký số văn bản bằng SimCA, tích hợp USB Token, chữ ký số MySign
– Triển khai đa thiết bị: web (firefox, chorme); app (smartphone, ipad, tablet) trên cả hệ điều hành IOS và Android
